Meine Anlagen-Patientenakten

Für jeden Anlagenbetreiber, zu dessen Anlage(n) ich einmal gerufen wurde, lege ich eine „Anlagen-Patientenakte“ an, in der ich alle Anlagenmängel und Optimierungsvorschläge festhalte. Diese Tabellenkalkulation wird von mir dauerhaft weiter geführt. Auf Wunsch bekommt der Kunde sie aktualisiert ausgehändigt, sofern er sie nicht sowieso auf  einem Netzlaufwerk, auf das ich Fernzugriff habe (um die Daten aktuell halten zu können) für seine technischen Unterlagen hat. Ein Eintrag sieht dann in etwa so aus:

_______________________________________________

Wofür das ganze?

1. Wenn ich von der Anlage eine Störungs-Email erhalte kann ich schnell überprüfen, ob es an der Anlage und dem entsprechen Kreis ein bekanntes Problem gibt, das die gemeldete Störung verursachen könnte – das beschleunigt die Fehlersuche:
   Wenn eine Pumpe schon als „Klappernd“ bekannt war, schicke ich (womöglich in der Silvesternacht)  per Telefon als erstes  den Hausmeister dann bei einer passenden Störung dort hin und lasse ihn klären, ob die verdächtige Pumpe inzwischen gänzlich „gestorben“ ist.
2. Der Kunde hat so die Möglichkeit, Aktivitäten zu bündeln und Optimierungen oder Reparaturen wirtschaftlicher ausführen zu lassen:
   1. Handwerker ein Mal für diverse ähnliche Reparaturen ins Haus kommen lassen, also Einträge beispielsweise nach HzFa (Heizungsfirma) und ggf. Ort.  (falls er mehrere Liegenschaften betreibt, Anlagen BS… in Braunschweig und WF… in Wolfenbüttel) filtern, Priorität noch einmal bewerten und dann ein sinnvolles Bündel von Maßnahmen beauftragen, die dann „in einem Rutsch“ von der Fachfirma (oder ggf. natürlich auch eigenen Fachleuten) erledigt werden. Das spart Kosten für Anreisen und Rüstzeiten
   2. Der Betreiber kann sich „mal eine bestimmte Anlage“ vornehmen aus einem gegebenen Anlass „auf Vordermann bringen“. Also Tabelle beispielsweise filtern nach „Anlage=XYZ“, Priorität noch einmal bewerten, nach zuständigen Fachhandwerkern sortieren, erforderliche Arbeiten gebündelt beauftragen.

So wird die Wartung und Instandhaltung der Anlagen effizienter und die Verfügbarkeit der Anlagen verbessert.

Liegenschafts-bezogene interne HLK- und Haustechnik-Blogs

Warum?

Emails mit passendem Verteiler sind ein zweckmäßiges Transportmittel für Informationsaustausch, allerdings  mit  2 gravierenden Nachteilen:

1. Ändert sich der Kreis der „Informationsbedürftigen“ — weil sich die behandelte Aufgabe als umfangreicher als zunächst gedacht herausstellt, eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung einspringen muss, ein Vertragspartner wechselt oder warum auch immer — fehlen neu hinzugekommenen im Verteiler früher ausgetauschte Informationen, die sie sich aus eigener Kraft kaum beschaffen können.
2. Die Empfänger von Emails haben keine Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Informationen sie lesen oder an welchen Diskussionen sie teilnehmen wollen,  die Entscheidung trifft der Absender, indem er den Empfängerkreis festlegt.

Alternativen oder besser Ergänzungen wären beispielsweise

• Mailing-Listen, eine Art geschlossenes Rund-Mail-System mit festem Verteiler (alle Abonnenten), bei dem alle alten Emails (hier meist Postings genannt) auf einem Server verbleiben und neu-Abonnenten auch später noch zur Verfügung stehen. Vorteil ist die übersichtliche Struktur, nachteilig die starre Verteilerstruktur (jeder bekommt immer alle Nachrichten), die etwas aufwendige Administrierung und die kaum vorhandenen Gestaltungsmöglichkeiten für die Beiträge (einfach nur Text).
• Slack oder Ähnliche webbasierter Instant-Messaging–Dienste sind eine sehr interessante Möglichkeit, innerhalb eines Teams Informationen auszutauschen, ohne dass Informationen verloren gehen, allerdings ehe für Kommunikation innerhalb eines Unternehmens gedacht, bei datentechnischer Schaffung eines Teams mit Mitgliedern aus mehreren Unternehmen wird der Administrationsaufwand sehr hoch  (besondere Email-Adressen, …) oder eben
• Ein Blog, eine Art Tagebuch im Internet. Unterschieden werden öffentliche Blogs (lesbar für jedermann im Internet) und private Blogs, für die auch der Lesezugriff auf eingeladene Besucher beschränkt ist. Solche Technik-Blogs sind privat, das heißt nur für eingeladene Nutzer sicht- und lesbar.
  • Vorteile einer solchen Blog-Lösung sind unter anderem
    • die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten (Bilder, Hyperlinks, Schriftsatz, …),
    • Zuordnung der Beiträge zu Kategorien, Anlagen, Sachgebieten, Zuständigen
    • einfache Bedienbarkeit für die Nutzer
    • Kennzeichnung der Beiträge mit Schlagwörtern („Tags“)
    • differenzierte Möglichkeiten, nur über Beiträge (Blogposts genannt) zu bestimmten Themen per Email oder RSS-Feed informiert zu werden.
  • Nachteilig ist unter Umständen die rein chronologische Beitragsanordnung, was bei längeren Diskussionen schnell unübersichtlich wird.

Für Kunden werden von Bielefeld & Buß Technik-Blogs auf Wunsch nach Vereinbarung kostenlos auf wordpress.com eingerichtet und administriert. Der Blog ist wie bereits ausgeführt ein Tagebuch für die Anlagen einer Liegenschaft und bietet die Möglichkeit der Ablage von Kundendienstberichten (PDF-Dateien), Schaltplänen, technischen Unterlagen und Photos, „interdisziplinären“ Problemdiskussionen, … . Je nach Interessenlage können die Funktionen auf einfache Angepasst werden, soweit diese Anpassungen aber Aufwendig sind und nicht von einem „Co-Administrator“ des Anlagenbetreibers eingerichtet und gepflegt werden, müssen ggf. für über den Basis-Blog hinausgehende Sonderfunktionen zusätzliche Vergütungen vereinbart werden.

Auf Wunsch oder bei Ende der Geschäftsbeziehung mit Bielefeld & Buß wird die Administration kostenlos an den Kunden übergeben

Für komplexere Aufgabenstellungen gibt es noch ausgefeiltere Werkzeuge wie Bug-Tracker, Projektmanagement-Software und ähnliches, deren sinnvolle Nutzung aber intensive Schulung voraussetzt und deshalb für die hier zugrunde liegende Aufgabenstellung nicht sinnvoll wäre.